Tema: En anvendelig modell for overgangen fra kortbasert manuell katalog til elektronisk katalog i skolebibliotekene i en kommune. (Hele artikkelen)

1. Planleggingsfase

1.1 Hvor står vi?
Hva har vi?
Hvorfor bør noe gjøres?

1.2 Hvor skal vi?
Mål og mandat.
Hvilke oppgaver må løses ? Hvem skal gjøre jobben?

1.3 Rammebetingelser.
Tidsramme
Kostnadsramme

1.4 Framdriftsplan

2. Gjennomføringsfase

2.1 Rydding/kassering

2.2 Opplæring/ kursing av biblioteksansvarlige

2.3 Hjelpe-/ressurspersoner

2.4 Samarbeid

3. Systemet i bruk på den enkelte skole

3.1 Opplæring av brukerne: lærere og elever

4. Fremtidig samarbeid i kommunen

4.1 Lånesamarbeid/ Samarbeid om prosjektarbeid

4.2 Innkjøp

4.3 Praktiske ordninger/ ombringing av bøker

1. Planleggingsfasen

Uansett om det er noen skoler eller alle skolene i en kommune som skal gjøre omlegging til elektronisk katalog i sine bibliotek er det selvsagt at de det gjelder samarbeider om forberedelser og gjennomføring. Det er en ressurskrevende arbeid som bør planlegges nøye.

Med 10 barneskoler og to ungdomsskoler med samme behov i Nøtterøy kommune ble det nedsatt en prosjektgruppe. Det er helt nødvendig at alle involverte parter får sin representant i ei slik gruppe. Hos oss var det:
IKT ansvarlig og IT-konsulent i kommunen, 3 rektorer /inspektører (hvorav en med bibliotek-faglig utdannelse) og IT-ansvarlig i Tønsberg og Nøtterøy bibliotek (T og N) og bibliotekssjefen i samme bibliotek. De to sistnevnte med mer rådgivende funksjon.

Denne prosjektgruppa holdt jevnlige møter. Det var/er veldig viktig å få belyst en rekke spørsmål .

1.1 Hvor står vi?

En hver kommune eller skole som skal i gang med en slik omlegging bør aller først klargjøre sin situasjon og sine behov. Det må gjøres for å kunne sette opp en skikkelig plan både over tid og ressurser ikke minst sine mål.

Bakgrunn hos oss var følgende:
Alle skolene i kommunen hadde sine bibliotek, med delvis ubrukelige kortkataloger.
Det fantes en AV sentral i kommunen som var lite tilgjengelig.
Vi hadde forholdsvis god kommunikasjon og samarbeid med fylkesbiblioteket og folkebiblioteket.
Folkebiblioteket og fylkesbiblioteket hadde allerede Bibliofil.
Samlingstyrerne brukte det meste av sin knappe tid til kontorarbeid, og lite til pedagogisk arbeid.
Det var mange gamle bøker rundt omkring, og få kortkataloger var holdt à jour osv. osv.

1.2 Hvor skal vi?

Så må målene beskrives. Hva vil vi oppnå med et elektronisk system? Hvilke oppgaver vil vi ha løst. Dette ble senere viktig for valg av datasystem.
Våre mål var:
· Lage en plan for innføring av IKT-løsning for registrering og utlån ved skolebibliotekene og AV-sentralen.
· Sørge for at løsningen ivaretar effektiviseringen av bibliotektekniske oppgaver på en slik måte at skolebibliotekaren mest mulig får frigjort sin tid til pedagogisk arbeid i skolebiblioteket.
· Sørge for at utlån fra Av-sentralen gjøres enklere for brukerne.

Det ble en forholdsvis liten diskusjon om valg av datasystem da vårt flotte bibliotek i Tønsberg allerede hadde Bibliofil. Alle skolene kunne da samarbeide med hovedbiblioteket og serveren kunne ligge som en fellesserver under T og N bibliotek.
Men det ble satt opp ei liste med kravspesifikasjoner som Biblioteksystemer måtte gå igjennom. De kunne imøtekomme de fleste av kommunens ønsker og ble derfor valgt.

Det ble lagt mye tid og arbeid i å finne gode tekniske løsninger. Alt fra datamaskiner for alle de biblioteksansvarlige til telelinjer etc. Det er derfor helt nødvendig å ha med den IT-ansvarlige i ei slik prosjektgruppe.

Det ble de biblioteksansvarlige som skulle gjøre jobben med å overføre katalogen til data. Den enkelte skole skulle finne tid til dette arbeidet.

1.3 Rammebetingelser

Det er viktig å sette klare rammer både for tiden for planlegging og gjennomføring. Det samme gjelder for kostnadene. Hvor mye kan brukes til planlegging og til kjøp av system.

1.4 Framdriftsplan

En god framdriftsplan for gjennomføringsfasen er helt nødvendig og bør inneholde en prioritert rekkefølge på hva som skal gjøres og hvem som skal gjøre det.
Prosjektgruppa fikk her stor hjelp av representantene fra biblioteket i Tønsberg. De har vært igjennom liknende "operasjoner" tidligere.

2. Gjennomføringsfasen

Arbeidet på den enkelte skole

2.1 Rydding/kassering:

Det aller første som må gjøres ved omlegging til elektronisk system er kassering av bøker og opprydding. Dette fikk vi hjelp av fra fylkesbiblioteket. (Kriterier se oppg.1).
Den personen som hjalp oss, leverte også en tilstandsrapport til hver skole med råd og innspill. Dette var veldig nyttig for oss og kan anbefales.

2.2 Opplæring /samarbeid:

De fleste som er samlingsstyrere for skolebibliotekene i vår kommune er "ufaglærte" (som ellers i landet også). Lang erfaring og interesse for bøker er bakgrunnen for de fleste. Hos oss var det i hvert fall stort behov for opplæring og hjelp.

Vår kommune sendte alle de biblioteksansvarlige på to dagers kurs hos det firmaet som leverte systemet. Det var veldig mye lærdom på kort tid.

T og N bibliotek har gitt oss mye praktisk hjelp og støtte. Samarbeid vårt ble utvidet ytteligere ved at alle de biblioteks-ansvarlige ble invitert til kurs for å gjennomgå mulighetene innenfor Bibliofil (praktisk bruk). Dette var meget nyttig og kan anbefales.
Videre har de hold kurs i å søke etter bøker i bokbasen. Alle slike kurs er nyttige for de biblioteksansvarlige.

2.3 Hjelpe- og ressurspersoner

Som nevnt over er de fleste som har ansvar for bibliotekene ufaglærte. Det kan derfor bli en stor og vanskelig jobb å gjøre denne omleggingen helt alene.

Det ble kjøpt inn noe hjelp av bibliotekstudenter fra Oslo som skulle hjelpe til med å starte arbeidet på alle skolene. Dette var et godt tiltak som dessverre ble amputert pga tekniske problemer. Ellers brukes bibliotekstimer og 190timersrammen til dette arbeidet.

Det kan være nyttig for en hver kommune å lære opp en person spesielt slik at vedkommende kan bli en ressursperson for de andre. I vår kommune er det lederen for AV-sentralen som har fått den rollen. Det ser ut til å fungere bra. Han kan reise rundt å bistå ved problemer.
Alle skolene kan dessuten få hjelp og gode råd av en kontaktperson fra T og N bibliotek når det gjelder organisering av biblioteket.

Det kan hende at det hadde vært nyttig med et pionerbibliotek som la inn alle bøkene sine først. Da kunne alle de andre gjøre som dette. Det betinger at en del praktiske ting er gjennomtenkt på forhånd og at den som arbeider med pionerbiblioteket virkelig vet hva hun /han gjør.

De fleste katalogdataene kan hentes fra andre Bibliofilkataloger, og bare justeres til eget bruk.
Allikevel vil nok de fleste trenge hjelp av andre til å katalogisere en del av skolens grå materiale. Her bør et samarbeid mellom de biblioteksansvarlige være på sin plass. Ikke minst med tanke på en felles måte å katalogisere på som vil lette søkingen hos hverandre seinere.

Det er også helt nødvendig å ha en IT-ansvarlig i kommunen som er tilgjengelig på heltid. Det er mye som kan skje med teknikken. Det blir en tung jobb hvis ikke det tekniske fungerer og mye tid går til spille.

2.5 Samarbeid. (Oppsummering)

Samarbeid på alle plan er altså helt nødvendig.
I planleggingsfasen må det være en bred sammensatt prosjektgruppe.

I gjennomføringsfasen bør de som driver med jobben, kunne samarbeide om å løse problemer eller oppgaver som dukker opp. Et kontaktforum i kommunen kan være svært nyttig. De må også ha fagfolk å kunne rådføre seg med, god kontakt med folkebiblioteket er her uunværlig. Viktig er det at det er teknisk personell til rådighet.

3. Systemet i bruk på den enkelte skole.

3.1 Opplæring av brukerne.

Når omleggingen nærmer seg slutten og systemet kan tas i bruk, er det opplæring av lærerne som står for tur. De fleste er vel noe kjent med å søke fordi T og N har hatt samme systemet. Men en gjennomgang av alle mulighetene må til. Etterpå blir det lærerne som kan bringe dette videre til klassene.
I denne startfasen er det viktig å få støtte fra skolens ledelse i at den biblioteksansvarlige bør få nok tid til å være tilgjengelig på biblioteket for å bistå lærere og elever.

4. Fremtidig samarbeid i kommunen

4.1 Lånesamarbeid/ Samarbeid om prosjektarbeid

Målet vårt er å få lagt om alt materiellet vårt på det elektroniske systemet før sommeren 2002.
Da vil alle skolene i kommunen være knyttet til samme server som ligger under Tønsberg og Nøtterøy bibliotek. Allerede nå ser vi konturene av det som kan bli mulig. Vi kan allerede se hvilke bøker de andre skolene har (lagt inn). Vi kan søke på emner eller forfattere hos hverandre. Dette kan gjøres både fra skolen og hjemmefra! Og dette må vi utnytte.

Det er til nå ikke vært diskutert noe eller lagt noen planer for et slikt lånesamarbeid hos oss.
Det kommer i neste omgang når alle skolene har fått sine kataloger ferdig. Det er det de fleste er opptatte av nå. Men jeg ser det ikke som noe stort problem å få til et lånesamarbeid. Allikevel bør alle samlingsstyrerne samarbeide om utviklingen av en slik utlånsordning.

I første omgang blir det trolig lærerne som må stå ansvarlig for lånene fra andre skoler. Hvordan enkeltelever kan godtgjøre seg av en slik ordning vet jeg ikke svaret på pr i dag, men trolig må alle lån gå via en lærer.

Prosjektarbeid er en viktig arbeidsform hvor biblioteket spiller en vesentlig rolle. Det er vel et kjent problem at skolebibliotekene ikke har nok bøker til en hel klasse når prosjekt settes i gang. Det hadde i slike perioder vært flott å kunne låne av andre skoler i kommunen.

Det må skrives at vi allerede har et meget godt utbygd samarbeid med T og N bibliotek om lån av bøker ved tema og prosjektarbeid. Disse bøkene blir lånt av den enkelte lærer på spesielle betingelser. De må også hentes/leveres av lærer.

Hvis samarbeidet om bøker virkelig skal fungere i en kommune, bør skolene samkjøre årsplanene evt. levere årsplanene til hovedbiblioteket slik at ikke mange klasser skal ha bøker om samme emne på samme tid. Det er etterspurt slike oversikter, men de fleste skoler er ikke så flinke med dette.

4.2 Innkjøp

Med våre begrensede bibliotek - budsjetter bør det kunne samarbeides om innkjøp av bøker/materiell. Vi vil kunne få et mye bredere utvalg av bøker hvis innkjøpene blir planlagt. Ved å låne hos hverandre vil den enkelte skole få tilgang til flere bøker enn ellers mulig.

4.3 Praktiske ordninger

For å kunne låne bøker og annet materiell av hverandre kreves det at utstyret blir fraktet mellom skolene. Vi har allerede i dag en ordning med budservice mellom skolene. Dette tilbudet bør kunne utnyttes /videreutvikles til også å gjelde bøker og materiell uten for store meromkostninger.

Hovedside

Andre temaer:  Arbeidsforhold Diverse Videregående skole Elevproduserte tekster IKT Innredning Lesestimulering Lokalt  Opplæring Organisering  Planer  Rutiner Samarbeid